Gutscheincodes

Kurz gesagt

Ein Gutscheincode ist eine kurze Zeichenfolge, die ein Mitglied in der Webapp oder der mobilen App eingibt. Die Eingabe löst den Trigger Gibt einen Gutscheincode ein in einer Smart-Campaigns-Regel aus, die dann etwas tut — typischerweise Mitglied taggen (für Personalrabatt-Untergruppen) oder Guthaben hinzufügen (für Geschenkkarten). Die Verwaltungsoberfläche der Gutscheincodes erzeugt die Codes selbst und entscheidet über ihre Parameter: wie viele Codes existieren und wie lang jeder einzelne ist. Die Regel, die auf die Eingabe reagiert, wird separat unter Smart Campaigns konfiguriert.

hinweis

Die Screenshots auf dieser Seite zeigen das Setup eines Händlers (spanische Beschriftungen). Dein Hub zeigt die Beschriftungen und Inhalte an, die du für dein eigenes Programm konfigurierst.

Zwei Muster decken die meisten Anwendungsfälle ab: das Taggen von Untergruppen (z. B. "alle Mitarbeitenden von Firma X bekommen 20 % Rabatt") und Geschenkkarten (z. B. "100 € Guthaben, verkauft als physisches oder digitales Geschenk"). Die Mechanik ist auf beiden Seiten gleich — die Eingabe löst eine Regel aus — aber die Verwaltungsgeschichte und die Belohnungsaktion unterscheiden sich. Diese Seite behandelt beide, plus die Entscheidung einzigartig-vs-generisch, die quer über beide Muster läuft.

Wie ein Gutscheincode von Anfang bis Ende funktioniert

Drei bewegliche Teile:

1. Die Codes selbst, erzeugt und verwaltet unter Marketing → Gutscheincodes. Du entscheidest, wie viele Codes existieren, wie lang sie sind und aus welchen Zeichen sie bestehen. Jeder Code ist einmal einlösbar.
2. Die Regel, die auf die Eingabe reagiert, konfiguriert unter Smart Campaigns mit dem Trigger Gibt einen Gutscheincode ein und einer Bedingung Gutscheincode. In der Bedingung tippst du den Code nicht ein, sondern wählst den Code-Datensatz aus einer Liste (z. B. Tarjeta regalo digital | 100 €): Die Regel reagiert dann auf jeden Code in diesem Datensatz. Ohne diese Regel macht der Code nichts — er ist nur eine Zeichenfolge.
3. Die Eingabeoberfläche auf Mitgliedsseite in der Webapp oder der mobilen App, in der das Mitglied den Code tippt (die Seite "Código de activación" / "Activation code"). Wenn das Mitglied absendet, löst die Plattform den Code zu seiner Konfiguration auf, feuert den Trigger und führt die passende(n) Regel(n) aus.

Die Seite auf Mitgliedsseite wird in den Farben und der Sprache der Marke gerendert. Mitglieder, die das QR-Scan-Symbol rechts vom Eingabefeld antippen, können einen Code scannen, statt ihn zu tippen — nützlich für gedruckte Karten oder In-Store-Beschilderung mit einem QR-codierten Code.

Die zwei Muster

Muster 1 — Untergruppen-Tagging (z. B. Mitarbeiterrabatt Firma X)

Das Muster: Das Unternehmen möchte, dass eine bestimmte Personengruppe (Mitarbeitende von Firma X, Mitglieder eines Partnerverbands, Teilnehmende einer Veranstaltung) ein besonderes Angebot an der Kasse erhält. Du kannst nicht von jeder Kassiererin verlangen, sich zu merken, wer für welche Firma arbeitet, also muss das Treuesystem das wissen. Gutscheincodes sind die Art, wie du die richtigen Personen sich selbst identifizieren lässt.

Ablauf von Anfang bis Ende:

1. Erzeuge die Codes unter Marketing → Gutscheincodes. Entweder N einzigartige Codes (einer pro Mitarbeiter) oder ein geteilter Code, N-mal importiert — siehe die Entscheidung einzigartig-vs-generisch unten.
2. Verteile die Codes an die Untergruppe (HR verschickt einen Serienbrief, der Partner teilt intern, der Veranstalter druckt einen Code auf die Badges, etc. — siehe Verteilungshinweise unten).
3. Baue eine Smart-Campaigns-Regel mit dem Trigger Gibt einen Gutscheincode ein, einer Bedingung Gutscheincode, die auf diesen Code-Datensatz gesetzt ist, und der Aktion Mitglied taggen mit einem Tag wie CompanyX_Employee.
4. Baue einen separaten Automatischen Rabatt (einen Smart-Campaigns Automatischen Rabatt, keine Regel) eingegrenzt auf Mitglieder mit dem Tag CompanyX_Employee. Das ist der eigentliche Rabatt — sobald ein Mitglied das Tag hat, wird der Automatische Rabatt bei jedem Kassenabschluss automatisch angewendet, solange die Kassiererin es identifiziert. Das Mitglied muss den Code nie wieder erwähnen.

Die Trennung — die Regel schreibt das Tag, der Automatische Rabatt liest es — ist das, was das Ganze sauber macht. Neue Vorteile für dieselbe Untergruppe kommen als neue Automatische Rabatte, die auf dasselbe Tag zielen; die Verteilung der Gutscheincodes muss sich nicht ändern.

Verteilungshinweise:

Bei einzigartigen Codes erfordert die Verteilung, jeden Code mit einer Person zu paaren. Die zwei Wege in der Praxis:

• Manuell — bei kleinen Unternehmen (eine Handvoll Mitarbeitende) schickt HR oder die Inhaberin jeder Person einzeln ihren Code per E-Mail.
• Automatisierter Serienbrief — bei größeren Listen zieht HR die Codes in eine Tabelle neben den E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden und nutzt ein Serienbrief-Tool, um automatisch jedem Empfänger seinen einzigartigen Code zu schicken.

Bei generischen Codes ist die Verteilung einfach das interne Teilen des Codes — pinne ihn im Firmenchat, schreibe ihn auf das Whiteboard im Büro, je nachdem, wie das Unternehmen normalerweise kommuniziert. Das Risiko ist, dass Mitarbeitende ihn an Freunde und Familie weiterleiten; die Schranke für dieses Risiko ist die Anzahl der Kopien des Codes, die du importiert hast.

Muster 2 — Geschenkkarten

Das Muster: Das Unternehmen verkauft vorab bezahltes Guthaben als Geschenkprodukt. Die Käuferin erwirbt eine Karte; die Karte trägt einen Code; die Empfängerin gibt den Code in ihrem Treue-Wallet ein, um das Guthaben zu laden. Eine typische Umsetzung verkauft Geschenkkarten in physischer und digitaler Variante und in mehreren Stückelungen (100 €, 150 €, 200 €, 300 €).

Ablauf von Anfang bis Ende:

1. Erzeuge die Codes — typischerweise einzigartige Codes (jede Geschenkkarte hat einen eigenen Code, der einmal verwendet wird). Ein Gutscheincode-Datensatz pro Stückelung (100 €, 200 €, etc.) mit so vielen einzigartigen Codes, wie du verkaufen möchtest.
2. Baue eine Smart-Campaigns-Regel pro Stückelung mit dem Trigger Gibt einen Gutscheincode ein, einer Bedingung Gutscheincode, die auf den passenden Code-Datensatz gesetzt ist, und der Aktion Guthaben hinzufügen mit dem entsprechenden Betrag. Jede Stückelung ist eine Regel — die 100-€-Karte hat ihre eigene Regel, die 100 € hinzufügt; die 200-€-Karte hat ihre eigene. Leg sie an, bevor die erste Karte verkauft wird.
3. Richte bei digitalen Karten die E-Mail ein (siehe Die E-Mail für digitale Karten unten): eine E-Mail-Vorlage, die den Code enthält und von einer Regel auf dem Trigger Externes Ereignis übermittelt versendet wird.
4. Verkaufe die Karten über die Online-Bestelloberfläche, die dein Händler nutzt:
   • Physische Karte — der Code wird auf eine Karte gedruckt und per Post an die Empfängerin geschickt.
   • Digitale Karte — das Bestellsystem postet ein Ereignis mit der E-Mail-Adresse der Empfängerin und dem persönlichen Text; die Regel aus Schritt 3 sendet die E-Mail, und die E-Mail nimmt den nächsten noch nicht gesendeten Code aus dem Datensatz.
5. Die Empfängerin gibt den Code ein auf der Seite "Código de activación" der Treue-Webapp; das Guthaben landet in ihrem Saldo.

Die E-Mail für digitale Karten

Der Code kommt über eine E-Mail-Vorlage zur Empfängerin. Öffne im Vorlageneditor Magic Links auswählen, klappe Coupon-Codes auf, wähle den Code-Datensatz dieser Stückelung und kopiere einen der beiden Einträge in die E-Mail:

• Coupon-Code — der Code selbst, als Text (z. B. ADYWEK6T2V).
• Coupon-Code-Link — ein Link, der den Code mitträgt.

Bei jedem Versand nimmt die Plattform den nächsten Code im Datensatz, der weder verwendet noch gesendet ist, setzt ihn in diese E-Mail ein und markiert ihn als Gesendet. Die Empfängerin erscheint mit dem Datum in der Spalte Gekauft von. So trägt jede E-Mail einen anderen Code, und kein Code geht zweimal raus.

Daraus folgen zwei Dinge. Halte genug ungesendete Codes im Datensatz vor (erzeuge oder importiere rechtzeitig neue, bevor er leer ist). Und wenn du einige Codes selbst ausgibst, gedruckt oder von Hand, markiere sie mit Als gesendet markieren, damit die E-Mail sie nie auswählt.

Für den digitalen Pfad hast du typischerweise zwei Regeln pro Stückelung — eine auf Gibt einen Gutscheincode ein (die Einlöse-Seite: Guthaben hinzufügen) und eine auf Externes Ereignis übermittelt (die Verkaufsseite: die E-Mail mit dem Code senden). Der Screenshot unten zeigt, wie eine Smart-Campaigns-Liste in einer echten Implementierung aussieht — viele parallele Regeln, eine pro Stückelung × Lieferweg:

Die Namenskonvention im Screenshot — Tarjeta regalo | Stückelung | Aktion — ist eine gute Vorlage, wenn du das von Grund auf baust. Hält die Liste lesbar, während sie wächst.

Einzigartige vs generische Codes

Jede Code-Zeile ist genau einmal einlösbar, also entscheidest du beim Erzeugen eines Gutscheincodes, wie viele Zeilen du erstellst und ob sie unterschiedliche Zeichenfolgen tragen oder dieselbe. Die zwei Extreme:

• Viele einzigartige Codes, je 1 Verwendung — erzeuge zum Beispiel 1.000 Codes der Länge 10, jeder einmal einlösbar. Verteile einen pro Empfänger. Sicherer (ein durchgesickerter Code kostet dich genau eine Einlösung); aufwendiger (du brauchst einen Weg, einen Code pro Person zu liefern).
• Ein generischer Code, N Verwendungen — alle nutzen dieselbe Zeichenfolge, und sie ist insgesamt N-mal einlösbar. Einfacher zu teilen; riskanter (jede Person kann ihn weitergeben, und die Schranke ist nur der Einlöse-Zähler — nicht "nur die Personen, die du gemeint hast"). Baue das, indem du denselben Code N-mal importierst.

Hybride existieren (10 Codes × 100 Verwendungen je, zum Beispiel), aber die meisten Clubs landen bei einem der beiden Extreme.

Ein Code, viele Verwendungen: denselben Code N-mal importieren

Kurz gesagt

Du willst eine teilbare Zeichenfolge, die zum Beispiel 100-mal funktioniert? Jede Code-Zeile ist einmalig nutzbar, also lege den Datensatz mit Quantity = der gewünschten Anzahl Verwendungen an und importiere dann eine CSV, die denselben Code einmal pro Zeile enthält. Du erhältst 100 Zeilen, die alle HELLO lauten, jede gut für genau eine Einlösung. Für das Mitglied verhält es sich wie ein Code mit 100 Verwendungen; für dich sind es 100 separat verfolgte Einlösungen.

Schritte

1. CSV bauen. Eine Spalte, keine Kopfzeile, der Code einmal pro Verwendung wiederholt. 100 Verwendungen = 100 identische Zeilen. Jede Tabellenkalkulation exportiert das in Sekunden (Code tippen, nach unten ziehen, als CSV speichern).
2. Code-Datensatz anlegen unter Marketing → Gutscheincodes und das Formular Special code ausfüllen:
   • Name — beschreibe die Aktion und den Kniff, damit die nächste Person den Datensatz auf einen Blick versteht, z. B. Café gratis - 100 usos.
   • Length — die Zeichenzahl deines Codes (HELLO = 5).
   • Quantity — wie viele Verwendungen du willst (100).
3. Speichern, dann Import codes klicken und die CSV hochladen.
4. Regel bauen mit dem Trigger Gibt einen Gutscheincode ein und der Bedingung, die auf diesen Datensatz eingegrenzt ist — genau wie bei jedem anderen Gutscheincode. Ohne sie macht der Code nichts.

Das Ergebnis — 100 identische Codes in einem Datensatz, zwei davon bereits von verschiedenen Mitgliedern zu verschiedenen Zeiten eingelöst:

Warum eine Zeile pro Verwendung

• Jede Einlösung bekommt ihre eigene Zeile, also sagen dir Used by und Used at, wer wann eingelöst hat — eine Zeile pro Person.
• Der Rest ist auf einen Blick lesbar: unbenutzte Zeilen sind die verbleibenden Verwendungen.
• Aufstocken ist einfach ein weiterer Import desselben Codes — ohne die Parameter des Datensatzes zu ändern.

Der Kompromiss: Für das Mitglied ist das Verhalten identisch, aber Quantity bedeutet jetzt "Verwendungen", nicht "verschiedene Codes". Schreib das in den Namen des Datensatzes, damit niemand die Listenansicht falsch liest.

Wann was wählen

• Kleine Gruppe, vertrauenswürdiger Kanal — einzigartige Codes sind übertrieben. Generisch mit einem niedrigen Einlöse-Limit (50, 100) reicht.
• Größere Gruppe, gemischtes Vertrauen — einzigartige Codes per Serienbrief. Die Lieferung pro Empfänger ist der Aufwand; die Schranke pro Leak ist der Nutzen.
• Alles, was für Geld verkauft wird (Geschenkkarten) — immer einzigartig. Jede Karte trägt einen Wert, der an einen Verkauf gebunden ist, und werttragende Codes, die mehrfach eingelöst werden können, sind ein Erstattungsrisiko.

Wo verwalten

Marketing → Gutscheincodes in der linken Navigation öffnet die Liste der Code-Datensätze — jede Zeile ist die Code-Sammlung einer Kampagne (z. B. "Tarjeta regalo digital | 100 €" mit 3.000 Codes der Länge 10). Neu hinzufügen bietet zwei Arten an:

• Spezialcode — die Art, um die es auf dieser Seite geht: Codes, die ein angemeldetes Mitglied auf der Aktivierungsseite eingibt und die den Trigger Gibt einen Gutscheincode ein auslösen.
• Beitrittscode — ein Code, den man bei der Anmeldung in das Feld für den Beitrittscode im Registrierungsformular tippt. Ein falscher Code stoppt die Registrierung, der Code wirkt also wie eine Schranke (z. B. eine Anmeldung, die nur den Mitarbeitenden einer Firma offensteht). Die Spalte Kind in der Liste zeigt, welcher Code welcher Art ist.

Die Spalten halten die Entscheidung einzigartig-vs-generisch auf einen Blick fest:

• Length — wie viele Zeichen jeder Code hat.
• Quantity — wie viele Code-Zeilen es in diesem Datensatz gibt. Jede Zeile ist einmal einlösbar, also ist Quantity zugleich die Gesamtzahl möglicher Einlösungen.

Ein Datensatz mit Quantity 3000 und 3.000 verschiedenen Zeichenfolgen ist Einzigartig-Modus. Ein Datensatz mit Quantity 100, in dem alle 100 Zeilen dieselbe Zeichenfolge tragen, ist Generisch-Modus — siehe Ein Code, viele Verwendungen.

Klicke in eine Zeile, um die Codes selbst zu sehen und sie zu erzeugen / importieren / exportieren:

Die Operationen auf dem Detailbildschirm:

• Codes generieren — erzeugt eine Charge zufälliger Codes. Du legst die Länge (4 bis 10 Zeichen), die Menge (bis zu 10.000 pro Charge) und den Zeichensatz fest: eine beliebige Mischung aus Zahlen (0-9), Großbuchstaben (A-Z) und Kleinbuchstaben (a-z). Nutze das, wenn du den Datensatz das erste Mal einrichtest oder einen bestehenden Datensatz für eine neue Verteilung auffüllst.
• Codes importieren — lade eine CSV mit selbst gewählten Codes hoch. Eine Datei pro Vorgang, bis zu 2 MB, höchstens 10.000 Codes, jeder Code höchstens 36 Zeichen lang. Codes über diesen Grenzen werden übersprungen, und der Bildschirm sagt dir vor dem Bestätigen, wie viele es sind. Zwei Zwecke: Migration von einem früheren Treuesystem (bereits gedruckte Karten mit bestimmten Codes, die weiter funktionieren müssen) und einen Code mehrfach einlösbar machen, indem du ihn einmal pro Zeile wiederholst.
• Einzelnen Code hinzufügen — die kleine Schaltfläche neben Codes exportieren: Du tippst einen Code von Hand ein. Ein Code, den es schon gibt, wird abgelehnt.
• Codes exportieren — lade die Codes als CSV für die Offline-Verteilung herunter (Serienbrief, Übergabe an Partner). Der Export enthält den Einlöse-Status — verwendet / nicht verwendet, von wem verwendet, wann.
• Als gesendet markieren — markiert die ausgewählten Codes als Gesendet, für Codes, die du selbst ausgegeben hast. Ein gesendeter Code wird von der Geschenkkarten-E-Mail nie ausgewählt. Gekauft von bleibt dabei leer.
• Löschen — entfernt einen Code. Löschen lässt sich nur ein Code, den noch niemand verwendet hat; ein verwendeter Code bleibt als Nachweis seiner Einlösung stehen.

Die Spalten Used / Used At / Used By machen es leicht, zu prüfen, welche Codes eingelöst wurden und von wem — besonders nützlich für Personalrabatt-Programme, bei denen du durchgesickerte Codes erkennen möchtest (z. B. ein Code, der innerhalb einer Woche zwanzigmal von Nicht-Mitarbeitenden eingelöst wurde).

Stolperfallen

6 Dinge, auf die du bei Gutscheincode-Kampagnen achten solltest

• Ein Code ohne Regel macht nichts. Die Verwaltungsoberfläche der Gutscheincodes erzeugt die Zeichenfolge und verfolgt Einlösungen; die Regel mit dem Trigger Gibt einen Gutscheincode ein ist es, was das Mitglied tatsächlich belohnt. Baue die Regel, bevor du den Code verteilst, sonst geben Mitglieder Codes ein und sehen keine Wirkung.
• Eine Zeile, eine Einlösung. Es gibt keine Mehrfachnutzungs-Einstellung auf einer Code-Zeile — das Feld Available per code, das früher im Formular stand, wurde entfernt. Mehrfachnutzung entsteht dadurch, dass du denselben Code einmal pro Verwendung importierst.
• Generische Codes können mitten in der Verteilung aufgebraucht sein. Wenn du 100 Kopien importiert hast und der Code 100 Einlösungen erreicht, bevor die letzte Person ihn verwendet hat, schlagen späte Eingaben fehl. Erhöhe die Anzahl oder importiere weitere Kopien in denselben Datensatz; wechsle zu einzigartigen Codes, wenn die Zielgruppe größer ist, als die Anzahl erlaubt.
• Einmal geteilt, sickern generische Codes durch. Begrenze das Risiko über die Anzahl der importierten Kopien, aber gehe davon aus, dass jeder generische Code eine Zielgruppe jenseits deines Ziels erreicht. Die Spalte Used By in der Code-Detailansicht ist deine Audit-Oberfläche — kontrolliere stichprobenartig auf Nicht-Mitglieder oder segmentfremde Einlösungen.
• Die Bedingung Gutscheincode der Regel ist es, was die Aktion eingrenzt. Eine Regel mit dem Trigger, aber ohne Bedingung feuert auf jede Gutscheineingabe im gesamten Mandanten — die falsche Aktion läuft für die falschen Mitglieder. Setze die Bedingung immer auf den Code-Datensatz, auf den die Regel reagieren soll.
• Codes laufen nicht von selbst ab. Solange du den Ablauf nicht in die Regel einbaust (z. B. über eine Zeitbedingung oder durch Setzen der Regel auf Pausiert nach einem Datum), können alte Codes auch Jahre später noch eingelöst werden. Plane bei saisonalen Kampagnen das Auslaufen.